עריכת מבדקים פנימיים

 

מבוא

 

הדרישה לביצוע מבדקים פנימיים מופיעה בכל התקנים המובילים כיום למערכות ניהול איכות החל בתקן  ISO 9001:2008 שהוא הנפוץ ביותר המשך בתקנים המגזריים המבוססים עליו: ISO/TS 16949 לתעשיית הרכב, ISO 13485 למכשור רפואי, AS9100C לתעשיות תעופה חלל ולתעשיות ביטחוניות וכלה בתקן 14001 ISO למערכת לניהול סביבתי ובתקן OHSAS 18001  למערכות ניהול בטיחות ובריאות בתעסוקה.

 

מה זה מבדק פנימי ?

 

לפי תקן ISO 9000: 2005, הקובע מונחים והגדרות למערכות ניהול איכות, מבדק פנימי מוגדר כ :

תהליך שיטתי , בלתי תלוי ומתועד להשגת "ראיית מבדק"  ולהערכה אובייקטיבית שלה כדי לקבוע באיזו מידה " קריטריוני המבדק"  מתקיימים.

 

המדריך (GUIDE) לעריכת מבדקים ISO 19011 המספק קווים מנחים לעריכת מבדקים במערכות ניהול איכות או/וגם ניהול סביבתי מגדיר:

 

• קריטריוני המבדק – קובץ של קווי מדיניות, נהלים או דרישות.

• ראיית מבדק – רשומות, הצהרות עובדתיות או מידע אחר הרלוונטיים לקריטריוני המבדק וניתנים לאימות. (ראיית מבדק יכולה להיות איכותית או כמותית).

• ממצאי המבדק – תוצאות הערכת אוסף ראיות המבדק לאור קריטריוני המבדק. (ממצאי המבדק עשויים להצביע על התאמה או אי-התאמה או על הזדמנויות לשיפור).

בהגדרת המבדק ניתן לראות את עיקרי ביצוע מבדק פנימי נכון, יעיל ואפקטיבי:

• תהליך שיטתי – תהליך מסודר אשר כולל הכנה ותאומים נדרשים, ביצוע הולם של המבדק מבחינת הנושאים הנבדקים והתנהגות עורך המבדק וכן, תיעוד מדוקדק באיסוף ראיות המבדק.

• בלתי תלוי – איסור לקשר כלשהו בין עורך המבדק לתחום הנבדק (למשל: אחריות לתחום הנבדק ו/או כפיפות כלשהי בין עורך המבדק לאחראי על התחום).

• הערכה אובייקטיבית – של ראיות המבדק לאור הקריטריונים חשובה לאיתור אי התאמות הדורשות תיקון או לחילופין, קביעה שיש התאמה לקריטריונים (במידה והערכה אינה אוביקטיבית עלולה להיות קביעה שאין התאמה כאשר הפעילות תקינה ואז אנחנו עלולים לבזבז משאבים בתיקון תהליך תקין ! או לחילופין לקבל קביעה ש"זה בסדר" כשזה לא בסדר ואי-ההתאמה גורמת או עלולה לגרום לנזק.

 

מה החשיבות של מבדק פנימי ?

למבדק פנימי נכון יש יתרונות חשובים ובהם:

• מתן משוב להנהלה על התהליכים המתבצעים בפועל ע"מ לוודא באם הפעילות  מתבצעת כראוי ומושגות התוצאות המתוכננות. לעיתים ההנהלה אינה מודעת לתמונת המציאות המדויקת ברצפת הייצור/אצל העוסקים בעשייה .

• איתור בעיות וליקויים בעצמנו לפני שהמוצר/תוצרים מגיעים ללקוח. כידוע, ככל שנגלה את הבעיה מוקדם יותר הנזק יהיה קטן יותר.

• "העיוורון של העושים במלאכה" – לעיתים קרובות לעושים במלאכה קשה לראות "מה לא בסדר". אנחנו בטוחים שמה שנעשה והאופן שבו נעשה נכונים. (נסו לחשוב על איתור שגיאת כתיב במסמך שכתבנו. אם כתבנו עם שגיאה, כנראה שכך חשבנו שצריך לכתוב ויהיה לנו קשה למצוא את השגיאה בעצמנו...).

• "אורח לרגע רואה כל פגע" – כאשר אדם שבא מבחוץ בוחן את הפעילות המתבצעת באופן אובייקטיבי אל מול הדרישות שהוגדרו הוא מגיע כ"לוח נקי", ללא קבעון שקיים אצל העובדים, ביחס לתהליכים ישנים אשר השתנו בינתיים (למשל עבודה לפי הוראות עבודה בלתי מעודכנות), "תורה שבעל פה" שגויה של "איך צריך לעשות" שהתקבלה כמחייבת, הנחות והשערות בלתי מבוססות וכו'.

• הכנה למבדקים חיצוניים של גופי התעדה ולקוחות – כאשר במבדקים פנימיים מתגלות אי-התאמות והן מטופלות הרי שאנו חוסכים את הנזק שהיה נגרם עד לגילוי האי-התאמה במבדק של גורם חיצוני ואת המבוכה של הגילוי ע"י הלקוח.

• פעולה מונעת – זיהוי סיכונים ובעיות פוטנציאליות מבעוד מועד, מאפשר לנו לטפל בהם לפני שהנזק נגרם. פעולה מתקנת יסודית גם תבחן לרוחב הארגון, פעילויות דומות שגם שם הבעיה עלולה להתרחש ותאפשר מניעה של נזק במקומות/פעילויות אחרות.

• זיהוי הזדמנויות לשיפור – מבדק המבוצע ע"י עורך מבדק עם "חשיבה רעננה" ו"ראייה מערכתית", עשוי לסייע לארגון בזיהוי הזדמנויות פוטנציאליות לשיפור תהליכים ופעילויות ובכך למנוע בזבוז ומאמץ מיותר ולהגדיל את הפריון והאיכות של התוצרים.

• עמידה בדרישות התקנים שהארגון אימץ והתחייב לפעול לפיהם ואשר מחייבים ביצוע מבדקים פנימיים.

 

איך מתבצע מבדק פנימי?

מבדק פנימי מתבצע בד"כ עפ"י תוכנית מבדקים שנתית אשר מכסה את כל המחלקות שהן חלק ממערכת האיכות. תדירות המבדקים נקבעת לפי הסיכון שיש בפעילות אותה מחלקה ובנסיון קודם ("הסטוריה") של מידת העמידה בדרישות. לעיתים המבדק עשוי להתבצע ביוזמת ההנהלה ומנהל האיכות עקב ריבוי בעיות באותו תחום.

מבדק מוצלח מחייב הכנה ותאום מראש אשר מבטיחים מבדק יעיל ואפקטיבי תוך פגיעה מינימלית בפעילות. מבדק פנימי (צד א') הוא פחות "פורמאלי" מאשר מבדק חיצוני (צד ב' או צד ג') אולם ככלל, הוא כולל את השלבים הבאים:

1. שיחת פתיחה.

2. סקירת המסמכים הרלוונטיים (נהלים, תקנים, הוראות עבודה, מפרטים וכו').

3. ביצוע המבדק "בשטח" לבדיקת הפעילות בפועל (ראיונות, תצפיות, תשאול) ואיסוף "ראיות".

4. שיחת סיכום.

5. הפקה והפצה של דו"ח מסכם הכולל מסקנות והמלצות לשיפור.

לאחר הפצת הדו"ח, מתבצעת הפעילות המתבקשת, כולל:

1. גזירת פעילות מתקנת ומונעת מדו"ח המבדק.

2. ביצוע בדיקת אפקטיביות של הפעולות שנעשו.

 

עורך מבדקים מנוסה מאפשר לארגון להפיק את המירב מהמבדק. הוא חייב להיות הוגן ישר, חרוץ ואחראי. מעבר לכך על עורך המבדק חלה חובה של דיווח כן ומדוייק, קיום תקשורת בינאישית טובה ושמירה על סודיות המידע שנחשף בפניו.

 

הנכם מוזמנים להיעזר בשירותי תמורה - ייעוץ והדרכת איכות לביצוע מבדקים פנימיים יסודיים ואפקטיביים. צור קשר.