5S - שיטת הרזיה יפאנית לארגונים

 

קצת רקע

בעידן של גלובליזציה ושפע ההיצע של המוצרים והשרותים, התחרות היומיומית על ליבו של הלקוח הופכת לקשה יותר. התחרות בין הארגונים מחייבת שיפור מתמיד והתייעלות על מנת לספק מוצרים איכותיים, בזמני אספקה קצרים ובמחירים נמוכים.

אילוצים אלו מביאים את הארגונים לחיפוש דרכים "להיות רזים" ולצמצם את הבזבוז המתבטא בעיקר ב:

• תהליכים בלתי יעילים

• יצור עודף

• יצור מוצרים פגומים

• צבירת מלאי מיותר

• אי- ניצול מלא של משאבי הארגון

• זמני המתנה

• שינוע מיותר של חומרי גלם ומלאי בתהליך

• תנועות מיותרות של עובדים

• שימוש שגוי במשאבים.

 

ההתמודדות עם האתגר של המציאות החדשה הביא את הארגונים להכרה שעליהם ליישם שיטות שמונעות בזבוז, מתמקדות בפעילויות שמוסיפות ערך ללקוח ומשפרות את ביצועי הארגון. שיטות אלו אשר יושמו בהצלחה בתעשיה היפאנית כוללות:
 Just In Time, Kanban ,Lean Manufacturing  SMED, Lean Supply Chain ,Total Productive Maintenance....ו-5S !

 

מה זה 5S ?

שיטה יפאנית המבוססת על חמש עקרונות שהם אבני היסוד שלה (The Five Pillars), במתודולוגיה הגיונית ויעילה. מקור השם 5S הוא בשמות חמשת העקרונות אשר תורגמו מיפאנית לאנגלית, תוך שמירה על ה"S" בתחילת המילה.

העקרונות מיושמים עפ"י הסדר בחמישה שלבים:

 

שלבי 5S

1 מיון וסילוק 

2 ארגון וסידור 

3 נקיון וצחצוח

4 תיקנון(סטנדרטיזציה) 

5 שימור 

 

נקודות חשובות

בישום השיטה נעשה שימוש נרחב בכלים של בקרה ויזואלית ומניעת טעויות אנוש (Poka Yoke).

השיטה אשר יושמה בתחילה בחברות תעשיתיות גדולות כמו : Toyota, HP מיושמת כיום באופן נרחב בכל סוגי הארגונים כולל: ארגוני שרות, חברות בינוניות וקטנות.

 

שלבי הישום

שלב א – מיון וסילוק

הוצאה של כל מה שלא נחוץ במקום שבו מתבצעת הפעילות מחד ומאידך, הבטחה שכל מה שדרוש ימצא בכמות ובאיכות הדרושה. יש לבצע את "הסילוק" בצורה שיטתית ומושכלת. לעיתים הפריטים מועברים לסביבה הקרובה או למקום אחר שבו הם נחוצים (מחסן, מחלקה אחרת), נמכרים, מועברים למיחזור או מושמדים.

 

שלב ב – ארגון וסידור

בשלב זה יש להחליט על המיקום הנכון של הציוד והפריטים שנקבעו כנחוצים בשלב הקודם.

המיקום הנכון צריך להתחשב בתהליך/סדר הפעולות המתבצע באותו אתר, באילוצי סביבה (פתחים, חלונות, מדרגות, מעברים) ובאילוצי הנדסת אנוש על מנת להקל על העובדים ולייעל את עבודתם.

 

שלב ג – נקיון וצחצוח

פשוטו כמשמעו. ביצוע נקיון וצחצוח יסודי ושיטתי של אתר העבודה, בסדר נכון החל מכלי העבודה, אמצעי האחסון, המכונות ועד למבנה וסביבתו החיצונית.

 

שלב ד – תקנון (סטנדרטיזציה)

התיקנון נועד לתמוך בשלושת השלבים הקודמים ולהפכם לחלק משגרת העבודה בארגון. יש למסד שיגרה זו בקביעת זמנים קבועים לביצוע הפעילויות, הגדרת האחראים והתחומים שבהם מבוצעות הפעילויות וכן, תקנון הפעולות ע"י הוראות עבודה טפסים ואמצעי עזר נוספים.

 

שלב ה – שימור

שלב זה הוא השלב האחרון ואולי החשוב ביותר. יש לשמר את השגי השלבים הקודמים לאורך זמן, במטרה שה- 5S לא יתפס כ- "השגעון התורן" של ההנהלה, אלא יהפך לחלק חשוב מהתרבות הארגונית. כולנו מכירים את תופעת התקפת הסדר והניקיון לפני ה"פסח" אולם ההשקעה הרבה יורדת לטמיון לאחר זמן קצר עקב חוסר ה"שימור".

כמובן, להנהלה יש תפקיד חשוב בשימור המתבצע ע"י: הפגנת מחוייבות אמיתית לנושא והכרה בתרומת השיטה לארגון, הקצאת המשאבים הדרושים (זמן, אמצעים) בקרה על הביצוע וכן, הוקרה והערכה של השגי העובדים.

 

מה התועלות ב- 5S ? (מה יוצא לנו...)

לשיטת ה-5S תועלות רבות לארגון שעיקרן:

חסכון ומניעת בזבוז – בד"כ ההשקעה ב- 5S  היא קטנה יחסית, וההחזר (ROI) מתבצע לעיתים בזמן קצר כבר בשלבים הראשונים של היישום, עקב פינוי של מלאי "מת", הקטנה של מלאי בתהליך, החזרה לכשירות של ציוד לא-תקין, פינוי שטחי אחסון ועבודה ויעול תהליכים. החסכון מתבטא גם באתור בקלות של: הפריט, הכלי, המסמך.......

 

יתרון שיווקי – הלקוחות הפוטנציאליים לא מסתפקים ב"טעימת האוכל" אלא מעוניינים "להכנס למטבח" ולהתרשם מההכנה. סביבת עבודה נקייה מסודרת ויעילה מקרינה ארגון המנוהל נכון ובאופן המבטיח אספקה של מוצרים איכותיים ובזמן.

שיפור האיכות -  עבודה בסביבה המתאימה למוצר ולעובד, בכלים מתאימים ותקינים, בסדר פעולות הנכון, עם פחות טעויות (בקרה ויזואלית) מבטיחים איכות גבוהה יותר להגדלת שביעות רצון הלקוחות.

 

מעורבות וגאווה לעובדים – סביבת עבודה נעימה ותומכת לעובדים אשר נמצאים בה שעות ארוכות, מבטיחה שביעות רצון, איכפתיות הדדית ("הארגון דואג לי" אז "יחס גורר יחס") וגאווה של העובדים בארגון.

 

אחזקה מונעת – הנקוי והטיפול המתמיד בציוד מבטיח גילוי מבעוד מועד של תקלות פוטנציאליות: דליפות של שמנים ולחץ אוויר, חלקים רופפים, חוטי חשמל שאינם מחוברים כראוי או עם בידוד "מקולף". איתור מוקדם של הבעיות מונע כשלים ותקלות חמורות בפעילות השוטפת.

 

בטיחות וגהות – דאגה לאיוורור ותאורה מתאימים, מניעת מאמצים ותנועות מיותרות של העובדים, איתור והסרה של מפגעי בטיחות ועוד.

 

לסיכום

5S הוא אמצעי מוכח לארגון רזה ויעיל יותר אשר תורם לביצועים ולשביעות רצון העובדים.

מאמרים

5S - שיטת הרזיה יפאנית לארגונים